Encontre mais tempo delegando atividades

Empreendedores geralmente tem uma agenda lotada de atividades, compromissos e responsabilidades. Na maioria das vezes é muito complicado dar conta de tudo. Aprender a delegar pode te ajudar a conseguir muito mais tempo para dar foco nas atividades prioritárias e mais rentáveis. Quando você delega está transmitindo poderes, dividindo responsabilidades e dando autonomia para que outras pessoas executem ações que geralmente são feitas por você. Na teoria é tudo muito mais fácil. O que geralmente acontece na prática empreendedora é a pessoa acumular ainda mais tarefas pessoais e profissionais, correndo o risco de entrar em um loop infinito de “coisas demais e tempo de menos”. Confira abaixo algumas dicas práticas para você fazer uma delegação bem-sucedida e usar melhor o seu tempo e dinheiro.IDENTIFIQUE Comece definindo o que pode ser delegado para outra(s) pessoa(s). Faça uma lista de todas as atividades ou tarefas que você realiza ou precisa realizar e selecione aqueles que só você pode realizar. Tenha a clareza dos motivos pelos quais só você pode fazê-las. Releia os motivos e responda: “essa tarefa é realmente minha? Ela está entre as minhas prioridades? Somente eu posso executá-la?” A partir da sua lista, selecione as tarefas que podem ser delegadas.PLANEJEUma vez que você identificou as tarefas que podem ser delegadas, defina quais tarefas são prioritárias e importantes, isto é, aquelas que tem conexão com o seu objetivo. Para cada uma das tarefas, verifique quais são as pessoas mais indicadas para realizar cada tarefa, se as atividades a serem delegadas são compatíveis com a carga de trabalho, competências, habilidades e experiência da pessoa, defina a prioridade de execução das tarefas e os prazos de conclusão.ORGANIZEAgora que você já sabe O QUE delegar e PARA QUEM vai delegar, precisa organizar os recursos e negociar as condições de execução de cada tarefa. É como se fosse um contrato ou um acordo que você vai fazer com cada pessoa. Dessa forma ela não precisar “adivinhar” o que precisa ser feito e o que é esperado dela. Disponibilize os recursos necessários para a execução da tarefa, sejam eles físicos ou financeiros, e deixe claro qual vai ser o seu grau de envolvimento.COMUNIQUEEsse é o momento de alinhar expectativas. Ao comunicar a pessoa sobre as novas atribuições você deve explicar para ela quais são os resultados esperados e como você entende que a tarefa deve ser executada. Certifique que a pessoa entendeu o que precisa ser feito. A sua comunicação, verbal ou escrita, deve informar quais tarefas devem ser realizadas, os resultados esperados, o prazo de entrega, o padrão de desempenho desejado, os recursos disponíveis e o nível de autonomia que a pessoa vai ter para tomar decisões e resolver problemas.MOTIVELembre que delegar é diferente de “delargar”. Depois de comunicar a execução das tarefas você deve estar por perto e disponível, evitando “sumir do mapa”. Nessa hora tudo o que você não precisa é que a pessoa se sinta abandonada, cheia de dúvidas e problemas que não consegue resolver sozinha. Você deve buscar formas de motivar a pessoa a executar aquela tarefa, que muitas vezes é nova para ela. Dessa forma você vai obter cooperação, aumentando as chances de a tarefa ser executada com sucesso. Evidencie os resultados alcançados, elogie o esforço aplicado, demonstre ter confiança e enfatize os desafios e as oportunidades de desenvolvimento.MONITOREQuando você está por perto pode não somente esclarecer as dúvidas e ajudar a encontrar soluções para os problemas, mas principalmente monitorar o andamento das tarefas. É fundamental, principalmente no início, fazer um acompanhamento periódico para saber se está tudo dando certo. Evite o microgerenciamento. Você não precisa ficar monitorando cada pequena ação. Mas você precisa ter uma visão mais ampla de como a execução da tarefa está acontecendo, evitando problemas maiores no futuro.AVALIEQuando a tarefa estiver concluída, é importante avaliar se tudo saiu conforme o planejado, verificando se as expectativas, metas e objetivos foram atingidos. Avalie os resultados, o prazo de entrega, a produtividade, a qualidade dos produtos ou serviços gerados, o desempenho da equipe e também os desempenhos individuais.

“Feliz aquele que transfere o que sabe e aprende o que ensina.” Cora Coralina

Se você começar a delegar algumas atividades operacionais pode usar o seu precioso tempo para atividades mais estratégicas e de gestão do seu negócio. Independente de você delegar atividades simples e complexas, lembre sempre que quando você delega está compartilhando seus conhecimentos e ajudando as pessoas no seu desenvolvimento pessoal e profissional. Isso pode fazer uma grande diferença na vida delas e na sua vida também. Quer praticar? Participe dos Workshops de Produtividade. Um dos temas é a delegação e feedback. Para conhecer mais clique aqui.